一样在找到适当的会议承办商后，并不意味着作为会议执行方的您就没有什麽可做的了，要想会议能够顺利进行,还需要主办方深入把握许多细节事情：

1、 在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”；
2、 一样情景下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。
3、 假设会议形式对照隆重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确复原（如书面文件或通知单、邀请函需尤其制作，您还得与印刷厂商商议处理惩罚）。
4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、条约，以法令手段呵护自己的正当权利。
5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关陈述内容，假设会议内容并不涉及内部奥密，也可将情景告之会议承办方，请他们协助制定。
6、 在有了会议承办方帮忙联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，凭据“时间进度表”进行及时的查问，落实打算的进度。
7、 会议开始时加入报到事情，作好调和事情，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的干系。假设与会代表是要交会务费的，您还得卖力收取会务费。
8、 报到终止后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店商议解决，避免酒店和您不必要的麻烦。
9、 正式会议开始之前，检查会场的安插事情（灯光、音响、场形、绿化和尤其设备），确保万无一失。
10、 与会议承办方商议制定出公道的用餐、唤醒、开会时间。
11、 作好会议期间的调和事情。
12、 制定与公司和此会议的总方针相一致财务预算，定金一样是先预交总用度的50%，其余用度会议终止时一并解清。
13、 会议终止后，凭据实际情景做出此次会议的总结陈述，备档。

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