会议筹划人员与酒店或其他机构的协调对会议的各项活动的顺利进行是很重要的 。 如果会议上午的活动没能按计划进行, 那么似乎午餐也会与时问脱节(或提前或推迟) ,这些临时变化都必须及时告知会议服务经理, 以使厨房能按新的时问安排来调整行动 。

(2)娱乐安排

会议一般要为与会者及其随行人员安排一次或几次特别活动 。 特别活动可以是在会议正在召开时组织与会人员进行的项目, 也可以是会议期问专门安排的与会者及其随员共同参加的活动。

(3)了解与会者的身份

为与会者安排活动之前要了解他们的身份背景 。 他们是否与去年的与会者一样, 今年新的与会者, 可以为他们安排以前成功的活动吗? 如果与会者还是去年那一群人, 那么活动不必比去年的更大或更好, 但却必须与去年的活动有所不同。

由于不同会议的与会者有不同的性格特点, 所以计划的主要责任就是活动要适合与会者的口味。

(4)在预算内设计菜単

设计菜单时要考虑花在餐饮上的预算开支有多少, 最好的办法是和餐饮部经理、 会议服务部经理、 餐饮主管等仔细商量, 在选菜时还必须考虑与会议的既定目标和目的相符。
 

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